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商务管理工作方法分享

2022/2/22      点击:
      从2013年7月至今,我一直在金华宁能热电有限公司从事商务管理工作,工作久了,提炼了一些对工作行之有效的方法,与大家一起探讨。
      关于-清单工作法
       清单工作法来源于书籍《清单革命》,这本书是美国医生兼作家阿德.葛文德最初在医院工作时的工作经验。葛文德通过编制各种医疗工作清单,提高了医院手术的治愈率,降低了手术的感染率。
       清单工作法在我的日常工作中也起到了强大的作用。日常工作中,我需要编制招标文件和合同,这类文件需要注重的细节非常多,必须做到严谨、精确。一篇普通的招标文件,少则几千字,多则几万字。大到最高限价、工期、取费方式、技术参数、推荐品牌、违约考核、法律纠纷处理方式,小到错别字、序号、字体、字母大小写等都需要注意。而且,文件编制过程常常会经过多人员多次数的修改,文件版本不断变换,容易造成内容顾前不顾后,顾大不顾小等多种问题。如果不能及时发现,少之公司的形象,多则影响公司效益甚至产生法律风险。
      面对这种情况,我尝试过多种方法,也加强了招标文件编制的专项学习,能力有所提高,但错误依然时有发生。在这个情况下开始介入清单工作法。我们将前期招标文件中部门、公司、集团和外部审计单位发现的错误和反馈意见进行统计,汇总编制成招标文件检查清单。每次需要递交文件时,便对照清单逐条核对完善。这一做法不仅大大提高了招标文件的编制质量,还省去了反复思考、检查的时间和精力,让我可以抽出更多精力做其他工作。
      除了用在招标文件编制管理,部门内部管理其他方面推广也较适用。我们着手编制一系列的检查清单,例如合同检查清单、询价文件检查清单、上报资料检查清单、招标前置资料检查清单、合格供应商资料检查清单等。
      清单工作法在应用时需要注意的是:清单须注重简洁,突出重点分清主次。第二、清单须不断优化。工作内容形式是在不断变化的,清单就需要不断去优化。第三、清单须长期坚持。清单一旦制定,就必须坚决执行。多次执行后,让清单工作法形成习惯,达到司机不系安全带就不敢开车的程度。
      各种清单的制定,一方面减少了错误率提升任务完成质量,另一方面提高了工作效率,减少重复工作的思考精力,形成正向循环。

关于--PDCA管理法
      PDCA管理法是由美国质量管理专家沃特·阿曼德·休哈特提出的管理方法,P指计划(plan),D指执行(do),C指检查(chcek),A指处理(act)。
      在日常生活中仅依靠个人经验进行各项任务处理,经常发生因执行力不好、做事没有计划、跟踪不及时、审批拖延等原因造成工作没能按照要求的目标完成,或者完成的质量不达标。PDCA  管理法可以比较好的解决上述问题。
      每项任务的工作流程通常为:确定目标——目标分解——实施——监督检查——复盘考核。
      同样以复杂的招标项目为例:
      任务:金华宁能热电有限公司2021年度服务外包项目,商务管理部于2021年6月10日收到项目要求,项目总预算控制价在XXX万元以内,并于2021年9月30日前签订合同。
      第一步:确定目标。
      目标的确定需要合理并注重提前量化,部门完成目标要优于公司目标,留足应急补救的时间。
      根据预算及公司招标管理办法,为了按时按要求完成,防止项目流标而重招,规避中间审批环节出现的不确定性,我与经办人协商该项目需要在9月10日前完成合同的签订,留出20天时间应付我们不能控制的因素。从6月10日至9月10日中间共约65个工作日。以下所有时间按工作日计。
       第二步:分解目标与实施。

      根据要求,我对目标进行了如下拆解:(计划完成时间均以工作日计量)




      详实的工作计划就像我给自己设定的设定游戏程序,像打游戏通关一样,每完成一个步骤,就能获得多巴胺的正向奖励。目标完成难度,也在拆解的过程中逐渐降低。
      分解目标是目标完成最重要的一环。目标分解越详细,计划可执行性越强,执行时的思路会更加清晰,完成难度也会被一一分解,最终完成效果也会越好。
      第三步 监督检查
      尽管目标分解已经让大大降低了招标难度,但所有步骤的实施都依赖招标人员主观能动性去控制进度,一旦招标经办人员发生惰性或者有其他事情干扰,招标进度可能会滞后,这时候就有必要设置检查环节。大多数时候,领导检查什么,员工就会重视什么。检查的频率越高,执行力越强。所以在具体执行时,我们部门内部设置专人每周检查工作进度。
      第四步  结果复盘
      基于详细可行的计划和可靠的检查机制,公司2021年度服务外包项目顺利完成,及时签订合同。但项目在执行过程中,因为招标文件编制的质量一般,集团公司和开投集团均反馈了较多修改建议。另外在计划实施过程中,与上级公司的审批时间以及定价模式、服务外包模式上,也出现了微小分歧。
      我们将出现的问题和得到的意见一一记录更新招标文件检查清单;出现的原则性以及安全性问题,调整招标管理办法,供应商的提出的定价模式、服务模式在内部讨论定稿后,成为下一年度新的服务模式。通过复盘,我们形成书面化总结,为下一次任务,下一个人提供可以看见的经验。
      关于主题学习法
      以上两种方法都是在执行层面优化工作流程,从而带来工作效率、工作质量的提高。最后一部分介绍一种提高学习能力的方法--主题学习法,即集中时间和精力深入学习同一主题内容的学习方法。
       公司各部门之间都有业务交叉,相互之间对彼此的业务有一定了解,但又不是非常了解。例如碳资产交易,属于公司工程技术部环保专业负责。2021年底宁能售电公司提出在低位采购CCER自愿减排量。CCER是什么?与碳排放配额的关系怎么样?低位采购怎么获利?出于好奇,我们专门向工程技术部环保专工和宁能售电公司请教,了解CCER来龙去脉,CCER与碳排放配额的区别,和低位采购CCER的经济,CCER采购择时的难度等等。理解CCER原理后,在后期CCER的采购(我公司CCER直接委托宁能售电公司采购)过程中,我也将加快商务流程,提高与宁能售电公司的合作效率,精准采购。
      通过此方法,我开始不断地深入学习其他工作中涉及但又似懂非懂的知识,例如煤炭贸易的全套流程,工程造价基本原理、碳排放资产管理、电力市场化交易等等。通过不断地学习,拓宽知识面,掌握工作涉及的内容,让我对公司各部门运转有了更深层次的理解。深入了解各部门的工作,有助于我从内部驱动工作效率,想人之所想,急人之所急。

      分享到最后我想说,学习的方法有很多,大家都需要去找到适合自己的方法进而去应用,最重要的是不能停下学习的脚步,更不要丢下进取心。国企给我们带来了稳定,是为了给我们稳定的平台中创造自己的价值。


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